社内データの廃棄方法#1の続きとなります。

買取機器かリース機器かに注意

先ほど機器や媒体の廃棄方法として、物理的に破壊する方法があると述べましたが、リース機器の場合にはこの方法を適用できません。リース機器はリース会社から借りているものなので、リース期間が満了すればリース会社に返却しなければなりません。また返却時には、当然のことながら、パソコンなどの機器を壊すことなく借りた状態に戻して返却しなくてはいけないので、データ消去用ソフトでデータ消去を行なう必要があります。

媒体の廃棄

データは、パソコンやサーバだけに保存(格網)されているわけではありません。USBメモリ、外付型のハードディスクなどの媒体にもデータは含まれていますし、紙ベースの帳票などにも重要な情報が記載されているはずです。そこで、これらの媒体のデータについても復元できないように消去する必要があります。CD-ROMなどは専用のシュレッダーで破壊してから廃棄したり、また外付型ハードディスクの場合には専用のソフトウェアでデータを消去したりすることになります。なお、紙ベースの帳票の場合には、リサイクルの視点から紙を溶解して廃棄する方法が採用されるケースもありますが、その場合、リサイクル車業者に業務委託して廃棄することになりますので、情報が漏えいしないよう、信頼できる事業者に委託することがポイントです。

廃棄までの仮置場にも注意

パソコンや各種媒体の廃棄は、必ずしも即時に行なわれるわけではありません。パソコンの場合にはリプレイス時にある程度まとめてから廃棄処分を行ないますし、帳票の場合でもある程度の量になってからまとめて廃棄処理事業者に委託することになるでしょう。そこで、廃棄事業者に引き渡すまでの、仮の置場所(保管場所)のセキュリティ対策が問題になってきます。不要なパソコンや帳票が紛失しないように、部外者の立ち入りができない場所に施錠保管するなどの対応が必要になります。

廃棄業者を視察する

実際に廃棄事業者の作業場所まで行って、廃棄作業の状況を確認するとよいでしょう。ある地方銀行の方が、書類を廃棄する場所まで行き、書類が全部溶解されるまで確認している様子を見たことがあります。また、情報機器を分解し、ハードディスクにドリルで穴をあけて破壊している様子を確認したこともあります。さらに、顧客がパソコンから廃棄場所の状況を現場のカメラを通して確認できるようにしている廃棄事業者も存在します。このように廃棄事業者の作業の様子を確認することも、媒体などを確実に廃棄するために大切です。